CRM mit E-Mail im System — Konversationen am Kunden und am Auftrag
Wo war noch die Mail mit der Freigabe? In welchem Postfach liegt die Reklamation? Sobald mehrere Leute mit Kunden schreiben, verteilt sich das Wissen über Posteingänge — und wer vertritt, sieht nichts. Hier werden die Firmen-Postfächer direkt angebunden (IMAP und Microsoft 365): Konversationen werden als Threads erkannt, dem Kunden und dem Auftrag zugeordnet und liegen dort für alle sichtbar. Eingangsrechnungen im Postfach sortiert die KI in den Belegeingang aus. Und nach außen geht nichts automatisch — jede Mail verlässt das Haus erst per Klick.
Postfächer anbinden
Ihre bestehenden Adressen bleiben — angebunden wird per IMAP oder Microsoft 365 (OAuth, ohne Passwort-Weitergabe). Mehrere Firmen-Postfächer laufen so parallel ins System.
Threads werden erkannt
Zusammengehörige Mails werden als Konversation geführt — auch wenn ein Kunde eine neue Bestellung per „Antworten“ auf eine alte Mail schickt, wird die Kette korrekt getrennt und zugeordnet.
Zuordnung zu Kunde und Auftrag
Jede Konversation hängt am Kundenkontakt und, wo erkennbar, am Auftrag. Wer den Auftrag öffnet, sieht den Schriftverkehr dazu — ohne im Postfach zu suchen.
Belege zweigen automatisch ab
Erkennt die KI eine Eingangsrechnung im Postfach, wandert sie in den Belegeingang statt in einen Mail-Ordner. Der Rest der Konversation bleibt beim Kunden.
Antworten — per Klick, nie automatisch
Geantwortet wird aus dem System, mit der ganzen Historie daneben. Automatischen Versand gibt es bewusst nicht: Nichts verlässt das Haus ohne Ihren Klick.
Jeder sieht den Stand
Vertretung, Rückfrage, Übergabe — der komplette Schriftverkehr liegt am Kunden und Auftrag, nicht in persönlichen Posteingängen.
Historie statt Suche
Angebot, Freigabe, Reklamation: die Kette ist da, wo gearbeitet wird. Niemand forstet Postfächer nach Anhängen durch.
CRM wächst mit
Aktivitäten, Firmenkonten und Deals bauen auf denselben Konversationen auf — vom ersten Kontakt bis zum Stammkunden.
Kein stiller Versand
Bewusste Grenze: Das System entwirft und ordnet zu, versendet aber nie von selbst. Was rausgeht, haben Sie angeklickt.
Firmen-Postfächer laufen KI-sortiert ins System: Kundenkonversationen liegen am Auftrag, Eingangsrechnungen wandern automatisch in den Belegeingang. Niemand sucht mehr in fremden Postfächern nach dem Mailverlauf.
Automatisierung & CRMarrow_forwardVersendet das System Mails automatisch?
Nein — bewusst nicht. Es ordnet zu, archiviert und hilft beim Entwerfen, aber jede ausgehende Mail wird von einem Menschen per Klick versendet. Diese Grenze ist Absicht, keine Einschränkung.
Welche Postfächer lassen sich anbinden?
Microsoft 365/Exchange Online per OAuth (ohne Passwort-Weitergabe) sowie klassische IMAP-Postfächer. Mehrere Adressen parallel sind der Normalfall — etwa office@, buchhaltung@ und verkauf@.
Muss mein Team Outlook aufgeben?
Nein. Die Postfächer bleiben, wie sie sind — das System liest mit und ordnet zu. Ihr Team kann weiter in Outlook arbeiten; wer im System antwortet, hat dort die ganze Historie daneben.
Was passiert mit Rechnungen, die per Mail kommen?
Die erkennt die KI und legt sie in den Belegeingang — mit ausgelesenen Beträgen, Skonto und IBAN-Prüfung. Aus der Konversation verschwindet nichts, der Beleg ist zusätzlich dort, wo die Buchhaltung ihn braucht.
Sieht jeder Mitarbeiter alle Mails?
Nur, wer die Rechte dazu hat. Die Benutzerrechte steuern, welche Bereiche und Konversationen sichtbar sind — sensible Postfächer lassen sich getrennt halten.
Zeigen wir es Ihnen live?
30 Minuten, unverbindlich — wir schauen uns Ihre Abläufe an und zeigen die Lösung an echten Beispielen.